Badminton Vereniging Princenhage

Huishoudelijk Reglement BCP vanaf ALV 2019 

LEDEN

Artikel 1.

1. Juniorleden zijn minimaal 6 jaar maar niet ouder dan 16 jaar
2. Juniorleden kunnen vanaf 16 jaar bij de senioren spelen, dit is ter beoordeling aan het bestuur
3. Senioren zijn minimaal 16 jaar of ouder
4. Erelid is diegene die door de Algemene ledenvergadering met meerderheid van stemmen als zodanig is benoemd, omdat hij zich bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt voor de vereniging. Een erelid kan een regulier lid zijn en/of blijven.
5. Ereleden worden vrijgesteld van de verplichting tot contributiebetaling.
6. Aspirant-lid: een aspirant-lid is een persoon die zich heeft aangemeld als lid maar door het bestuur nog niet als zodanig is geaccepteerd.

LIDMAATSCHAP

Artikel 2.

1. Iedereen, ongeacht nationaliteit, huidskleur en sekse, kan zich opgeven als (aspirant)lid
2. Het lidmaatschap gaat in vanaf de eerste speeldag van de maand, volgend op de aanmelding. Geschiedt deze aanmelding op de eerste speeldag van een maand, dan loopt het lidmaatschap vanaf dat moment.
3. Bij aanmelding van juniorleden is er op het aanmeldingsformulier tevens een handtekening van een ouder of voogd nodig
4. Indien het bestuur dit nodig acht gezien het aantal leden versus de capaciteit van de sportaccommodatie en/of een evenwichtige verdeling tussen het aantal vrouwelijke en mannelijke leden, wordt er een wachtlijst opgesteld voor diegenen die zich aanmelden als aspirant-leden.
5. Alvorens (aspirant)lid te kunnen worden, of toegevoegd te worden aan een wachtlijst, dient eerst het inschrijfgeld te worden voldaan. Het inschrijfgeld bedraagt:
6. voor junioren: € 5
7. voor senioren: € 15
8. Het lidmaatschap kan door het bestuur worden opgezegd, indien de kwartaalcontributie na 1 maand van het volgende kwartaal nog niet is voldaan en het lid weigert te betalen na (het versturen van) twee al dan niet schriftelijke aanmaningen.
9. Jubilarissen worden door het bestuur geëerd tijdens de Algemene Ledenvergadering . Elke 5 jaar lidmaatschap wordt aangemerkt als jubileumjaar.
10. De leden zijn gehouden aan de gebruiksregels voor de gemeentelijke zaalsport accommodaties welke zijn opgesteld door de gemeente Breda.
11. Alle leden worden geacht op de hoogte te zijn van geldende gedragscodes en houden zich daar aan.
12. Bij aanhoudend onbetamelijk gedrag behoudt het bestuur zich het recht voor om leden te royeren.
13. Indien benoemd is de coördinator ledenadministratie verantwoordelijk voor de gang van zaken met betrekking tot de aanmelding en introductie van nieuwe leden en de afmelding van bestaande leden. De coördinator fungeert daarbij als aanspreekpunt en contactpersoon naar het bestuur.

AANSPRAKELIJKHEID:

Artikel 3.

1. De vereniging is nimmer aansprakelijk jegens derden.
2. Deelname aan de activiteiten van de vereniging zoals de speelavonden en toernooien is geheel voor eigen risico.
3. Het bestuur heeft voor de vereniging wel een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten maar geen ongevallenverzekering. De leden zijn hiervan op de hoogte.
4. De vereniging is niet aansprakelijk voor het beschadigen, verwisselen, zoekraken of ontvreemden van eigendommen van leden en/of derden.

PRIVACY

Artikel 4.

1. Privacybeleid valt onder bestuurlijke verantwoordelijkheid, de voorzitter is eindverantwoordelijk
2. Het bestuur publiceert haar privacy beleid d.m.v. een verklaring op de verenigingswebsite  
3. Het bestuur screent jaarlijks de naleving van de AVG-regels. Dit gebeurt aan de hand van een checklist en vindt plaats in de laatste bestuursvergadering voorafgaand aan de ALV.
4. Over privacybeleid en de uitvoering daarvan wordt gerapporteerd in het jaarverslag

BAANINDELING

Artikel 5.

1. Het bestuur bepaalt de wijze van indeling zodanig dat zoveel mogelijk aan de wensen van de leden tegemoet wordt gekomen.
2. Indien er op een speelavond sprake is van trainingen wordt er in de verdeling van het aantal banen recht gedaan aan de verhouding tussen spelers die wel en spelers die geen training volgen.
3. Het bestuur bepaalt of en onder welke omstandigheden banen vrijgegeven worden voor gebruik door senioren.

CONTRIBUTIE

Artikel 6.

1. Alle leden, junioren en senioren, zijn verplicht contributie te betalen met uitzondering van de ereleden.
2. De hoogte van de contributie wordt vermeld in de notulen en de eerst volgende nieuwsbrief van de ALV waarin zij zijn vastgesteld.
3. De contributie dient per kwartaal in de eerste week van het nieuwe kwartaal via vooruitbetaling te worden voldaan.
4. Leden worden door het bestuur bij inschrijving verzocht om de contributie via automatische overschrijving te voldoen.
5. Indien het lidmaatschap aanvangt in een lopend kwartaal zal de contributie worden berekend op basis van het restant van dat kwartaal.

6. Indien leden wegens aantoonbare redenen van deelname af moeten zien, kan korting op de contributie plaatsvinden. Aantoonbare redenen kunnen zijn: langdurig werken in het buitenland, zwangerschap, stageperiode buiten de regio, tijdelijk verhoogde studiedruk, langdurige blessure. Er dient wel sprake te zijn van verhindering van minimaal 3 maanden. Opgave van redenen dient uiterlijk binnen 1 maand na ontstaan, aan het bestuur te worden doorgegeven. Bij verhindering van 3 – 6 maanden kan een korting op de contributie plaatsvinden van 50%. Bij een langere periode geldt 100% korting. De termijn wordt per verenigingsjaar vastgesteld. Het bestuur is verantwoordelijk voor de beoordeling. Als de situatie daar om vraagt kan het lid na 1 jaar opnieuw een verzoek tot (gedeeltelijke) vrijstelling van contributie indienen. Het bestuur beoordeelt in dat geval of de kortingsregeling verlengd wordt. 

BESTUUR

Artikel 7.

1. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur beschikt tevens over een algemeen bestuurslid. Het onderscheid tussen wel of niet behorend tot het DB bestaat uitsluitend in formele zin. Informeel dragen alle bestuursleden op gelijkwaardige wijze verantwoordelijkheid voor hun taken en verantwoordelijkheden.
2. Het bestuur draagt naast de traditionele bestuurstaken eveneens verantwoordelijkheid voor de ledenadministratie, voor het privacybeleid, voor het functioneren van vrijwilligers/commissies, voor de RBB en de training van competitiespelers.
3. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar waarna zij zich onbeperkt herkiesbaar kunnen stellen. Hiervoor wordt een vast schema opgesteld dat gehandhaafd blijft, ook bij tussentijdse wisselingen van personen.
4. Het schema van aftreden is zodanig opgesteld dat twee of meer leden van het dagelijks bestuur nooit gelijktijdig aftreden.
5. Het bestuur is verplicht om binnen drie maanden na afsluiting van het boekjaar een Algemene ledenvergadering te organiseren. De agenda dient minimaal 1 week van tevoren onder de leden te worden verspreid.
6. Tijdens de Algemene ledenvergadering krijgen alle leden vanaf 16 jaar de mogelijkheid om hun goedkeuring te verlenen aan het beleid en de financiële huishouding van de vereniging. Hierdoor kunnen bedragen met betrekking tot inschrijfgeld en contributie worden aangepast.
7. Het bestuur stelt gedragscodes op voor leden, bestuursleden, vrijwilligers en trainers; publiceert deze op een herkenbare plaats en ziet toe op de naleving daarvan.
8. Het bestuur meet minimaal 1 x per jaar de mate waarin de leden zich tevreden en veilig voelen.  
9. De voorzitter coördineert de werkzaamheden van het bestuur, de uitvoering van het beleid en treedt op als woordvoerder namens de vereniging. De voorzitter draagt eindverantwoordelijkheid voor het naleven van de AVG-regels via het bestuurlijk opgestelde privacybeleid. Tevens geeft de voorzitter leiding aan bestuursvergaderingen die minimaal 4 keer per jaar worden gehouden.
10. De secretaris verricht alle voorkomende werkzaamheden die aan de functie zijn verbonden. Daaronder vallen: het voeren van de correspondentie, archiefbeheer, notuleren bij bestuursvergaderingen, uitgeven nieuwsbrieven en persberichten, opstellen van het jaarverslag en de voorbereiding van de Algemene ledenvergadering. Tevens treedt de secretaris indien nodig op als plaatsvervangend voorzitter.
11. De penningmeester is belast met het beheer van de financiën, inning van de contributie en het voeren van de boekhouding. Hij stelt het bestuur minimaal 1 keer per kwartaal hiervan op de hoogte. Tevens bewaart hij de bijbehorende bescheiden en stelt in samenwerking met het bestuur de begrotingen op. De penningmeester presenteert deze tijdens de Algemene ledenvergaderingen.
12. De penningmeester en de voorzitter hebben een volmacht om over de financiële middelen te beschikken.
13. Het bestuur stelt zich ten doel om een substantieel bedrag achter de hand te houden zodat bij onvoorziene omstandigheden de financiële lasten van minimaal 2 kwartalen kunnen worden voldaan. Het bestuur streeft er naar om een bedrag van 2 kwartalen als reserve te houden.
14. Voor het aangaan van financiële verplichtingen die het bedrag van de huur van de sportaccommodatie voor een periode van een kwartaal te boven gaan vraagt het bestuur goedkeuring in de Algemene ledenvergadering.
15. Alle bestuursleden beschikken over een VOG, zijn op de hoogte van geldende gedragscodes en houden zich daar aan. 

COMMISSIES:

Artikel 8.

1. Het bestuur heeft de bevoegdheid om commissies te benoemen.
2. Een commissie bestaat uit minimaal 1 lid
3. De vereniging beschikt tenminste over: een kascontrolecommissie, een team juniorenbegeleiders, een vertrouwenspersoon en een toernooicommissie
4. De commissies werken als zelfsturende teams en zijn verantwoordelijkheid schuldig aan het bestuur
5. Elke commissie rapporteert tenminste 1 x per jaar over de voortgang van haar werkzaamheden aan het bestuur en via een (financieel) (jaar)verslag aan de ALV. 
6. Elk commissielid met financiële en/of pedagogische verantwoordelijkheid beschikt over een Verklaring Omtrent Gedrag 
7. Een commissie vergadert zo vaak als tenminste twee leden van de commissie wenselijk achten.

VRIJWILLIGERS:

Artikel 9.

1. Een vrijwilliger is een lid of ouder/verzorger van jeugdlid en als zodanig een bekende binnen de vereniging.
2. De vrijwilliger functioneert onder bestuurlijke verantwoordelijkheid.
3. Elke vrijwilliger wordt geïnformeerd over zijn/haar taakomschrijving. Het bestuur bewaakt dat de taken conform de afspraken uitgevoerd worden en stelt deze bij indien de context waarbinnen de taak verricht wordt wijzigt.
4. Het bestuur is verantwoordelijk voor het werven en aanstellen van vrijwilligers voor grotere en kleinere taken.
5. Het bestuur zorgt voor een VOG voor elke vrijwilliger die via de vrijwilligerstaak in contact komt en samenwerkt met juniorleden.
6. Het bestuur bedankt haar vrijwilligers met een jaarlijks vrijwilligersuitje. De vrijwilliger wordt hiervoor uitgenodigd nadat de vrijwilligerstaak gedurende 1 jaar is uitgevoerd, tenzij het bestuur anders oordeelt. .

AANNAMEBELEID  VOOR VRIJWILLIGERS

Artikel 10.

1. Het bestuur toetst via een informeel gesprek of de kandidaat-vrijwilliger in aanmerking komt voor een vrijwilligerstaak
2. Het bestuur toetst op professionaliteit en geschiktheid voor de taak.
3. Een nieuwe trainer/begeleider wordt gedurende de eerste twee weken in de nieuwe rol geobserveerd waarna de geschiktheid wordt vastgesteld
4. Het kunnen overhandigen van een VOG door vrijwilligers die met training van kinderen en/of volwassenen belast zijn of die een taak hebben van financiële aard maakt deel uit van het aannamebeleid.

TAAKOMSCHRIJVING KASCONTROLECOMMISSIE

Artikel 11.

1. De kascontrolecommissie controleert 1 keer per jaar de boekhouding en bijbehorende bescheiden van de penningmeester, voorafgaand aan de Algemene ledenvergadering.
2. Bij akkoordbevinding verzoekt de kascontrolecommissie de leden tijdens de Algemene ledenvergadering de penningmeester decharge te verlenen over het afgelopen boekjaar.
3. De kascontrolecommissie bestaat uit minimaal 2 en maximaal 3 leden. Bestuursleden kunnen daar geen deel van uitmaken.
4. Naast de vaste leden wordt een reserve lid benoemd
5. Leden worden benoemd voor 2 jaar en kunnen zich maximaal 2 keer aansluitend herkiesbaar stellen

TAAKOMSCHRIJVING VERTROUWENSPERSOON:

Artikel 12.

1. De vertrouwenspersoon is geen bestuurslid
2. De vertrouwenscontactpersoon beschikt over een VOG en is eerste aanspreekpunt voor leden die geconfronteerd zijn met ongewenst gedrag.

4     Luistert naar de melder van de klacht, bespreekt doorverwijzingen en           informeert melder over de te volgen procedure.

• Registreert de meldingen geanonimiseerd en koppelt jaarlijks terug via jaarverslag in de ALV.
• Maakt zichzelf in de functie bekend aan de leden via een persoonlijke tekst op de website.
• Ziet samen met het bestuur toe op het naleven van de gedragscodes.
• Bevordert de eigen deskundigheid (en informeert indien nodig het bestuur) door het bijhouden van landelijke ontwikkelingen met betrekking tot een veilige sportomgeving.

TRAINING

Artikel 13.

1. Er worden trainingen aangeboden aan junioren en aan senioren.
2. De kosten voor juniorentraining zijn in de contributie verwerkt, de kosten voor seniorentraining kunnen (deels) worden doorberekend aan de gebruikers. Het bestuur bepaalt de tarieven.
3. Indien er door onvoorziene omstandigheden geen training kan plaatsvinden wordt de contributie niet verlaagd.
4. De training van junioren kan worden ondersteund door de inzet van juniorenbegeleiders
5. Van nieuwe leden met weinig ervaring in de badmintonsport wordt verwacht dat zij deelnemen aan de training.
6. Tijdens de training is men verplicht zich te houden aan de aanwijzingen van de trainer
7. Leden die zich hebben ingeschreven voor een training zijn verplicht om zich bij verhindering af te melden bij de trainer.

RBB-COMPETITIE

Artikel 14.

1. Juniorleden kunnen zich opgeven voor de juniorencompetitie, senioren voor de seniorencompetitie.
2. De vereniging is lid van de RBB (Recreatieve Badmintonbond Breda) en als zodanige wordt het bestuur jaarlijks uitgenodigd om de Algemene ledenvergadering van de RBB bij te wonen.
3. Deelnemers aan de competitie dienen een gedeelte van de bijbehorende kosten te voldoen. Het restant wordt door de vereniging voldaan. Het bestuur bepaalt jaarlijks de verdeelsleutel.
4. Het bestuur stelt zich ten doel om competitiespelers te faciliteren.
5. De teamsamenstelling wordt onderling overeengekomen waarna inschrijving plaatsvindt.
6. Ieder team verplicht zich om op tijd het inschrijfgeld te voldoen.
7. Deelname dient geheel te geschieden volgens de regels en wedstrijdreglement van de RBB
8. Teamleden worden geacht, uitgezonderd bij bijzondere omstandigheden, zich niet tijdens de lopende competitie terug te trekken uit het team.
9. Het bestuur van de RBB is verantwoordelijk voor de opzet en uitvoering van de competitie
10. Indien benoemd is het bestuurslid RBB en externe toernooien aanspreekpunt voor de competitie spelers en als zodanig verantwoordelijk voor de voortgang en coördinatie van de deelname van leden aan de RBB-competitie.

ALGEMEEN

Artikel 15.

1. Voor onvoorziene omstandigheden waarvoor in de lopende begroting geen voorzieningen zijn getroffen kan een tussentijdse bijdrage worden gevraagd aan de leden, zodanig dat de directe kosten kunnen worden gedekt.
2. Indien introducés worden uitgenodigd voor deelname aan activiteiten dienen zij dezelfde deelnamekosten te voldoen.
3. Indien feestjes georganiseerd worden onder de paraplu van de vereniging worden alle acties vooraf (financieel) afgestemd met het bestuur.
4. Bij verjaardagen van junioren wordt de voorkeur gegeven aan weloverwogen en gezonde traktaties. Het uitdelen van een traktatie gebeurt altijd aan het einde van de les.
5. De vereniging heeft als vaste speelavond de maandagavond. De vaste locatie is sporthal de Doelen in Breda. De speeltijden van junioren en senioren worden in de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.